进入21世纪以来，我国的各级政府、企业、事业单位的档案信息化意识极大加强，其中就包括对浩如烟海的实体档案进行数字化，以提供准确、快速、实时的网络化信息服务。实施实体档案数字化需要有具备相当规模的专业化团队、大量的扫描等数字化专业设备、高效的数字化加工业务管理软件系统以及严密的项目管理制度体系等条件。显然，采用数字化外包方式完成历史档案的数字化是用户最佳的选择。

    详细操作流程：
    1)借卷：因部分用户的档案室与数字化工作车间的距离较远，导致指定的提卷人员无法单独完成此任务，因此提卷工作将由指定的提卷人员检查后进行登记，分配其他人员配合完成。如占用时间较长将给予一定的补助。
    2)拆卷：对档案进行拆分、档号核实等档案准备的前处理工作。
    3)裱糊：对破损页进行裱糊，使其能够扫描和加工。
    4)编写号码：整理好的顺序逐一打页码并在卷内文件目录写上页号。
    5)拟写目录：如原文有文号、责任者、标题、成文日期、页号等信息在写目录时一定要如实抄写，确保所拟订的文件标题页和指定页号相对应。
    6)写流程单：按照规定格式写出档案类型、图纸页码、拆卷日期、并登记责任人。
    7)录入索引：力求做到档案著录的全面、准确性，为检索、利用奠定良好的基础，在录入时将档案资料目录必要的件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等主要信息反映在目录上以外，但录入格式必须结合用户的需求和特殊要求确定相应标准。
    8)文字校对及打印目录:将著录的每项内容及文字的准确性结合实体档案资料一一进行校对检查，校对后文字的错误率不可超过万分之三，文字的录入格式必须一致。
    9)档案扫描：使用扫描仪对档案进行扫描。杜绝数据出现错页、缺页、模糊不清晰、版本过大、分件或命名规则错误，如个别页用200点DPI扫不清楚的页，可适当调高分辨率再扫描，如原件存在的特殊问题一定要在流程单上做出详细的记载。
    10)图像处理：扫描进去的档案进行编辑也可检查所扫图像的质量。图像处理在不分A3、A4幅面的同时要保证处理后的图像的居中、且不歪斜、不错页、无黑边无污点且不变形。必须达到成品数据的标准，如原文件清晰度不好的页，必须放大显示比例尽力处理出最好的效果要结合流程单上的记录情况仔细进行核对。
    11)打包PDF与建书签：以案卷号为单位把多页TIF合成为了一个PDF进行书签链接。
    12)数据验收：进行全方面的检查（扫描、编辑、编图纸、著录）。将所有的图像数据在验收程序中逐卷逐页的进行验收。确保影像数据与原资料内容完全一致。确保每卷资料的全宗号、盒号、卷号、件号、页数的准确性，严防张冠李戴。结合原资料的质量，原文字清晰的资料所获取的数据也必须要清楚，深不能结黑块，浅不能断字。确保不漏页、多页、重页、错页、倒页、歪斜等现象。更不能有四边黑的现象，验收后的数据必须达到成品标准。
    13)数据挂接：将做好的数据导入系统进行统一管理做到档案图像之间的一一对应关系。
    14)装订与装盒：将拆分扫描的纸质档案装订。
    15)刻录光盘：将扫描的图像和相关的信息及时地刻录到光盘上三份，异地保存。
    16)还卷：归还客户方档案进库房。